Le Chef de projet cet inconnu …

Qui est le Chef de projet ? Combien sont ils sur un même projet ?

Si l’on observe attentivement les principes issus du PMI ou de Prince2, un projet ne doit avoir qu’un seul chef de projet. C’est un rôle unique. Or, il est courant de rencontrer plusieurs chefs de projet (du moins les nomme-t-on ainsi) au sein d’un même projet. Cette situation est pourtant un défaut dans l’organisation du projet. Mais alors, qui doit remplir ce rôle ? Le maître d’ouvrage ou le maître d’œuvre, le client ou le fournisseur ? La réponse est peut-être aucun d’entre eux…

Engagement au résultat

Prenons un cas que nous avons tous rencontré : un projet formé suite à une consultation (publique ou privée) où l’engagement demandé par le client est un engagement au résultat. Dès lors, le client considère souvent que le projet doit être porté par le fournisseur. Alors que ce dernier s’en arrange, ou, dans le meilleur des cas, proteste mollement de cet état de fait.
L’organisation de ce projet est alors constituée de 2 blocs : celui du client et celui du fournisseur. Éventuellement avec une organisation côté client, et éventuellement une organisation côté fournisseur (« éventuellement » car malheureusement il est aussi courant de voir que l’organisation n’a été pensée ni d’un côté ni de l’autre).
Dans ce cas, on arrive à un non-sens : deux organisations projet pour un même projet. Et une accentuation de ce non-sens : deux (parfois plus !) chefs de projet…
La question n’est plus seulement de désigner le chef de projet mais également : « qui doit faire partie de l’organisation du projet ? ».

Arrêtons-nous sur ce principe de l’Organisation

Considérons que notre organisation projet est une émanation du client (que nous désignerons par « l’Entreprise »). L’Entreprise met en place l’organisation du projet en désignant un groupe de personnes responsables du résultat (ou produit) de celui-ci. Ce groupe, que l’on appellera le Comité de Pilotage est formé dès l’origine du projet et existe avant même l’arrivée d’éventuels fournisseurs tiers.

Un premier niveau

Il constitue le premier niveau de l’organisation dans le projet : la Direction de projet.
Son rôle est de prendre les décisions dans le respect des contraintes et tolérances imposées par l’Entreprise. Le comité de pilotage est suffisant pour diriger le projet. En conséquence, il est inutile d’inventer des comités à tort et à travers : comité de direction, comité projet, comité de suivi, comité technique, comité de suivi des comités… Le comité de pilotage dirige le projet et est là pour prendre les décisions. Il est auto-suffisant.
Le comité de pilotage est lui-même constitué de manière formelle. Un exécutif (le représentant de la Direction de l’Entreprise au sein du projet), les représentants des utilisateurs  et les représentants des fournisseurs.

Nous pouvons donc en revenir à nos questions initiales, maintenant que ce premier niveau décisionnaire est posé. Où se situe le chef de projet par rapport au comité de pilotage ? Où est le fournisseur dans l’organisation ?
Commençons par le chef de projet : il ne fait pas partie du comité de pilotage. Attention, le Chef de Projet se réunit avec le Comité de Pilotage mais il ne fait pas partie de cette instance décisionnelle (cessons de confondre comité et réunion). Le chef de projet n’est pas là pour décider, mais pour gérer. Il dispose des 4 attributions du gestionnaire : planifier, déléguer, surveiller et contrôler (on pourra rapprocher ces attributions de la roue de Deming). Mais il n’a pas pour rôle de Décider.

C’est le 2ème niveau de l’organisation dans le projet

Le Management de projet est responsable de la gestion au quotidien selon les objectifs et tolérances définis par la Direction de projet.
Au tour du fournisseur maintenant. Il est responsable de la fabrication d’un composant du livrable final du projet (disons sous-produit). L’ensemble de ces sous-produits formeront le livrable final (disons le produit). On constate dès lors qu’il existe probablement plusieurs fournisseurs dans un projet, qui devront chacun fournir un ou plusieurs sous-produit.

C’est le 3ème niveau de l’organisation

Le niveau responsable de la Livraison des produits selon les objectifs et tolérances définis par le Management de projet.
Le fournisseur ne peut dès lors pas fournir directement le Produit du projet, sinon on se trompe de niveau. Dans ce cas, ce qu’on appelle le fournisseur serait alors le vendeur d’un produit fini, et il n’y aurait pas de projet ! Lorsque vous achetez une voiture, vous n’avez pas participé au projet de sa conception.

Mais alors où est ce fournisseur externe qui a remporté le marché et dont on aimerait bien qu’il prenne la responsabilité du projet ? Là encore entendons-nous sur les termes. On confond bien trop souvent le fournisseur des sous-produits dans un projet, et le fournisseur au sens de la relation commerciale.
La langue française utilise le même terme, l’anglais nous aide à mieux faire la différence entre « supplier » et « contractor ».

Le rôle du fournisseur

Le fournisseur (celui qui livre les sous-produits) met à disposition une équipe. En ce sens il apporte des équipiers et un chef d’équipe pour les encadrer. Il se situe au niveau Livraison de l’organisation. Le fournisseur (celui qui a remporté le marché) fait partie de cette organisation (il livre des sous-produits), mais ce n’est probablement pas le seul fournisseur. L’entreprise peut apporter des fournisseurs internes ou faire intervenir d’autres tiers pour certains sous-produits.

Par exemple, l’accompagnement au changement est souvent porté en interne ou confié à des prestataires spécialisés. En conclusion, le fournisseur « titulaire d’un marché » auprès de l’Entreprise est uniquement l’un des fournisseurs du projet dont le Chef d’Equipe rapporte au Chef de Projet. Nous avons vu précédemment que le groupe des fournisseurs est représenté au sein du comité de pilotage. Cette représentation devrait toujours faire partie de l’Entreprise, et ne pas être assurée par un fournisseur externe. C’est bien un des rôles de la DSI d’être le fournisseur des Directions Métiers, elle ne peut pas s’en décharger.
La DSI doit piloter ses fournisseurs externes et reste le fournisseur principal du projet.

Un rôle multiple

Cela nous amène au nœud originel de notre débat : ce qu’on appelle trop souvent « chef de projet » (du fournisseur) est en fait un chef d’équipe. Son rôle et ses objectifs dans le projet sont très différents du chef de projet. Il n’est pas là pour planifier, déléguer, surveiller et contrôler. Il est là pour Délivrer. Et surtout, ce n’est pas un rôle unique : il y aura autant de chefs d’équipes que d’équipes / sous-produits.
Ceci ne met nullement en cause la notion d’engagement du fournisseur tiers : il peut être en engagement de moyens ou de résultat. Mais quelle que soit la situation, il est nécessaire de bâtir l’organisation « cliente » (ou Entreprise). Il faut y incorporer le fournisseur et non pas créer deux organisations parallèles.

Faire partie intégrante de l’organisation 

Ainsi si l’on se place du côté du fournisseur, il devrait « exiger » de son client d’être incorporé dans une organisation formalisée. Si l’on se place du côté du client, entendu que le besoin de fournir un chef de projet est communément admis, celui-ci devrait se contraindre à mettre sur pied un comité de pilotage bien constitué.

Les trois niveaux d’organisation discutés ici sont explicitement proposés dans la méthode PRINCE2. Notre expérience nous a montré que leur mise en œuvre est une condition nécessaire à la communication. Notamment par la définition d’une terminologie commune et des relations entre les parties, et constitue l’un des leviers pour réussir un projet.