Pourquoi et comment intégration et anticipation apportent-elles un meilleur ROI ?

La réalisation de projets n’est pas un long fleuve tranquille.

Au fur et à mesure que le projet avance, des événements non prévus se produisent.

Les risques se matérialisent.
Les tâches prennent du retard.
Les ressources tombent malades.
Le projet change d’objectif.
Face à ces aléas, deux comportements distincts sont possibles :

La gestion de l’événement

Ce comportement défensif tente de gérer les influences extérieures afin que le projet ne soit pas touché.
En l’occurrence, on va essayer d’éviter le risque, prendre de nouvelles ressources ou replanifier en espérant tenir le planning annoncé.

L’intégration de l’événement dans le projet

Il s’agit dans ce cas d’intégrer le changement au sein du projet et alors modifier ce dernier pour s’assurer qu’il est toujours structurellement sain et réalisable.
On va examiner au niveau planning l’impact de l’événement, attribuer des ressources « au cas où », envisager une autre façon d’effectuer l’action tout en gérant les risques et en communiquant.
Cette remise à plat du projet est la seule permettant d’assurer et de garantir la finalité et le ROI du projet, car l’aléa a été maîtrisé,intégré et les plannings seront tenus.

Bien entendu, l’intégration est sans aucun toute la meilleure approche pour gérer les écueils lors de la vie d’un projet, mais il est également intéressant de parler d’une troisième méthode qui est supérieure aux deux autres, l’anticipation.

« Prévoir, c’est déjà agir », dit un adage populaire et en effet on peut remarquer que cela s’applique également dans la gestion de projet.

Si les événements extérieurs sont parfois imprévisibles (dépôt de bilan d’un fournisseur), dans la plupart des cas le chef de projet peut, par anticipation les limiter, voire les supprimer.
Anticiper, c’est lister tous les éléments pouvant déstabiliser un projet et s’assurer que ces événements perturbateurs n’arriveront pas.

Cela peut être par exemple :

  • S’assurer auprès d’un fournisseur que le livrable prévu dans 15 jours est dans les clous ;
  • Que les machines prévues pour installer le livrable sont prêtes et accessibles ;
  • Que la salle prévue pour accueillir l’équipe qui doit tester le livrable est disponible et ouverte.

Cette approche systématique et permanente de problème inexistant (qui n’existe pas/qui n’existe pas encore), ces informations et communications incessantes entre le chef de projet et les intervenants internes et externes, sont des composantes clefs de la réussite des projets et la garantie du respect délai/planning, car elles évitent de fait le passage par la case « problème à régler ».

Bien entendu, l’anticipation n’est pas seulement technique mais également organisationnelle comme on le voit dans cet exemple. On peut aussi étendre cette notion d’anticipation pour parler plus généralement de pilotage de projet par les risques.
Nous traiterons dans un prochain article le passage du pilotage de l’anticipation au pilotage par les risques.