Chiffrer un projet

chiffrer un projet article Tribe IT Estimer les coûts d’un projet…

Il y a quelques années estimer les coûts d’un projet faisait l’objet de la plus grande attention des clients comme des fournisseurs. Les méthodes de chiffrage étaient discutées et partagées par les « experts » comme une science à part entière.

De l’analyse mathématique (algorithmique) du bon chiffrage, nous sommes passés à l’ère du bon « devis ». Celui qui s’approche de ce qu’on est prêt à payer pour le service ou le projet attendu. Cette « méthode » a pourtant ses limites et, pour certains projets complexes, l’utilisation de quelques fondamentaux aidera celui qui doit piloter un budget :

 

 

 

 

 

 

  1. Choisir une méthode de calcul que l’on comprend, que l’on sait utiliser et qui est adaptée au type de projet à estimer. Cela semble évident, mais « les sachants » étant devenues rares… Il vaut mieux une méthode « simple » mais parfaitement maîtrisée que des approximations donnant des hypothèses erronées.
  2. Considérer que l’équipe affectée au projet ne travaillera pas à plein temps sur le projet. Tenir compte des absences, maladies et formations, des réunions et des congés.
  3. Prendre en compte les absences des utilisateurs, fournisseurs et autres décideurs entraînant des écarts dans le planning de réalisation.
  4. Tenir compte d’un facteur de perte de productivité pour les ressources mutualisées ou affectées en temps partiel sur le projet (temps perdu entre deux projets/activités différentes).
  5. Décomposer le projet en activités autonomes (Work Breakdown Structure) et estimer indépendamment chaque activité.
  6. Intégrer la charge de management de projet pour chaque activité.
  7. Ne pas faire d’estimation globale des risques mais estimer les risques de chaque activité.
  8. Faire estimer certaines activités par un expert du domaine.
  9. Savoir que les experts ont tendance à faire des chiffrages optimistes.
  10. Intégrer une part de variation de périmètre et des besoins des utilisateurs.
  11. Ne pas oublier d’intégrer les activités de tests, recettes et support au déploiement.
  12. Identifier pour chaque activité les prérequis et hypothèses associés au budget estimé.
  13. Additionner les coûts de toutes les ressources pour une activité donnée.
  14. Intégrer pour chaque étape du projet les activités de communication et de conduite du changement.
  15. Comptabiliser tous les coûts : locaux, postes de travail, serveurs, stockage, licences, support éditeur, exploitation des environnements projet, frais de déplacements, animation et motivation des équipes, …
  16. En cas de sous-traitance de tout ou partie du projet à un fournisseur externe : évaluer la fiabilité de son propre chiffrage…

La méthode de chiffrage, il n’y a pas de méthode « incontournable ».

Certaines méthodes sont suffisamment élaborées pour intégrer à la fois des métriques de références et des paramètres comme les coûts connexes. D’autres reposent sur les fonctions ou les usages comme sur le découpage au plus fin des tâches. Enfin, certaines proposent même de mixer l’ensemble de ces paramètres.

Ceci étant, et compte tenu de l’absence de maîtrise ou de diffusion de toutes ces méthodes, il faut envisager de se focaliser sur les plus faciles à appréhender :

  • Méthode des points de fonctions et ses dérivés (micro-points de fonctions, use case point). Il s’agit des méthodes s’appuyant sur l’évaluation des grandes fonctions d’un projet, les liens entre fonctions/objets et leurs complexités ;
  • Estimation par Analogie : S’appuyer sur l’historique de projets similaires pour évaluer les coûts ;
  • Découpage WBS et chiffrage d’un expert pour chaque activité ;
  • Consulter des fournisseurs et estimer le coût du projet en se basant sur l’explication des fournisseurs et la compréhension des chiffrages de chacun ;
  • Méthode des 3 estimations : Utiliser l’une ou un mixte des méthodes précédentes pour faire estimer le projet selon 3 hypothèses : basse, moyenne et haute (ou pessimiste, normale et optimiste).

On notera, notamment grâce à la dernière, qu’une bonne pratique peut consister à mixer plusieurs d’entre elles. Notamment pour s’approcher plus rapidement de ce que sera le bon budget.
Même si les méthodes telles Use Case ou Point de fonctions ont largement évolué et peuvent intégrer tous les facteurs autres qu’humains dans le projet, un chiffrage efficace doit rendre visible tous les coûts. Il est donc préférable d’estimer d’une part l’effort humain et ensuite d’intégrer l’ensemble des coûts connexes au projet.
Le chiffrage d’un projet est donc aussi une application d’un ensemble de bonnes pratiques. Ne pas oublier parmi ces bonnes pratiques d’établir le WBS du projet qui garantit d’avoir une vision la plus exhaustive des activités à estimer.